Sanal kartlar

Tedarikçilere sanal kartla ödeme yapılabilir. Her kartın para birimi, harcama limiti ve otomatik kapanma tarihi sabittir. Kart, tek bir tedarikçi ödemesine ve tek bir rezervasyona bağlıdır.

Kartın durumunu, tedarikçinin tahsilatlarını, iadeleri ve kullanılmayan tutarı tedarikçi ödeme detayından ve rezervasyonun nakit akışı görünümünden takip edin.

Kart ne zaman oluşturulur?

Konsol'dan talep ettiğiniz tedarikçi ödemesinde kart oluşturma, ödemenin onay kurallarını izler. Aşağıdaki adımlar bu akışı anlatır.

Bağlantılı tedarikçiden alınan uygun bir rezervasyonda tedarikçiye hemen ödeme gerekiyorsa, rezervasyon tedarikçiye gönderilmeden önce kart istenebilir. Web mağazasında bu işlem misafirden tahsilat yapıldıktan sonra ilerler. Konsol'da ise operatör tedarikçiden satın almayı onaylar; bu adımda misafirden tahsilat yapılmaz. İki akışta da kullanılabilir sanal kart sağlayıcı hesabı, kart kasası ve tedarikçi ödeme kurulumu gerekir. Bu yöntem her rezervasyona veya her tedarikçiye uygulanmaz.

Oluşturulmuş kart ilk sağlayıcısına ve hesabına bağlı kalır. Yeni kartların ayarını değiştirmek mevcut kartları taşımaz. Hesap ve kart görüntüleme kuralları için Kart kasası rehberine bakın.

Sağlayıcı hesaplarını yönetme

Finansal > Kartlar > Sanal kart sağlayıcıları sayfasında organizasyonunuzun hesaplarını, desteklenen para birimlerini ve kullanılabilirliklerini inceleyin. Organizasyon ayarlarını yönetme yetkisi olan kullanıcılar önceliği değiştirebilir veya hesabı yeni kartlara açıp kapatabilir.

Yeni kart için öncelik sırasındaki ilk uygun hesap kullanılır. Kapalı, geçici olarak kullanılamayan veya ödeme para birimini desteklemeyen hesap atlanır. Değişikliği kaydetmeden önce etkisini onay ekranında görürsünüz. Son hesabı kapatmak yeni sanal kart oluşturulmasını durdurur; ödeme yalnız uygun bir şirket kartına izin verilen durumlarda sürebilir.

Sırayı değiştirmek veya hesabı kapatmak mevcut kartları taşımaz, başlamış kart oluşturma işlemini yeniden başlatmaz. Bunlar ilk hesaplarında kalır.

Sanal kartla ödeme nasıl işler?

1. Tedarikçi ödeme talebi oluşturulur

   Ödeme talebinde rezervasyon, tutar ve para birimi belirtilir. Talebe kart bilgileri girilmez.

2. Gerekli onaylar tamamlanır

   Ödeme, organizasyonunuzun onay kurallarına göre ilerler. Gerekli onaylar tamamlandığında tanımlı kart hizmeti üzerinden kart oluşturulur. Onay gerekmiyorsa işlem ödeme talebi oluşturulduğunda başlar.

3. Kart limiti kadar tutar ayrılır

   Kart, belirlenen limit ve otomatik kapanma tarihiyle oluşturulur. Tutar tedarikçi için ayrılır ve kullanılabilir bakiyeden düşer; bu aşamada henüz tedarikçiye ödeme yapılmış sayılmaz.

4. Tedarikçinin tahsilatları izlenir

   Tamamlanan tahsilatlar tedarikçi ödemesi olarak kaydedilir. Geçici kart provizyonu, tamamlanmış ödeme sayılmaz. Kısmi tahsilatlar, ayrılmış tutarı azaltır.

5. İadeler ve ters kayıtlar eşleştirilir

   İadeler ve ters kayıtlar ilk tahsilata bağlanır. Bir tahsilat için geri dönen toplam tutar, ödenen tutarı aşamaz.

6. Kart kapatılır, kalan tutar serbest bırakılır

   Kartı oluşturulmuş bir ödemenin iptali veya otomatik kapanma tarihinin gelmesi, kartın kapatılmasını başlatır. Kullanılmayan tutar, kapanış doğrulandıktan ve kart işlemleri uzlaştırıldıktan sonra serbest bırakılır.

Örnek: Güneş Otel'in BK-12345 rezervasyonu için kart limiti 580 EUR'dur. Tedarikçi 400 EUR tahsil ettiğinde 180 EUR ayrılmış olarak kalır. Kapanış doğrulanıp uzlaştırma tamamlandığında kullanılmayan 180 EUR yeniden kullanılabilir bakiyeye eklenir.

Ödeme durumları

Kart oluşturma işleminin sonucu belirsizse ödeme inceleme için görünür kalır. Aynı rezervasyon için yeni bir ödeme talep etmeden önce mevcut ödemenin durumunu kontrol edin.

Ödeme ayrıntısı, kart oluşturma denemelerini, kullanılan sağlayıcı hesabını ve sonucu gösterir. Sonucu belirsiz denemenin tutarı, durum netleşene kadar ayrılmış kalır. Yanıt gelmemesini kartın oluşturulamadığı şeklinde yorumlayıp yeni ödeme istemeyin.

Operatör ne görebilir?

• Varsa kartın son dört hanesi.
• Para birimi, limit, tahsil edilen tutar ve kalan ayrılmış tutar.
• Otomatik kapanma tarihi ve kart durumu.
• Ödeme hareketleri ve işlem tarihleri.
• Onay geçmişi. İptal işlemleri, işlem geçmişine kaydedilir.

Konsol ve Adrasis AI Operatörü tam kart numarasını veya güvenlik kodunu göstermez ya da göndermez.

Muhasebe ve kartın kapatılması

Kart oluşturulduğunda limiti kadar tutar ayrılır. Yalnızca tamamlanmış tedarikçi tahsilatları ödenmiş sayılır. Kartın kapanması, kalan tutarı hemen serbest bırakmaz; kapanışın doğrulanması ve uzlaştırmanın tamamlanması gerekir. Kapanıştan sonra bildirilen bir tahsilat, ilgili ödemeye bağlı kalır ve inceleme için işaretlenir.

Ödemede desteklenen bir para birimi eşleşmesi kullanılmalıdır. Ödeme talebini göndermeden önce kartın para birimini ve tutarını kontrol edin.

Kartın kullanım kuralları

• Rezervasyon veya kontrat değişikliği tek başına kart oluşturmaz. Kart, yukarıdaki yapılandırılmış ödeme akışlarından birinde oluşturulur.
• Para birimi, limit ve otomatik kapanma tarihi kart oluşturulurken belirlenir.
• Konsol üzerinden limit değiştirilemez, kart geçici olarak bloke edilip açılamaz veya kart cüzdanı yönetilemez.
• AI Operatörü kart oluşturmaz, kapatmaz veya değiştirmez; tedarikçi ödemelerine yalnızca görüntüleme amacıyla erişir.
• Konsol’dan talep edilen tedarikçi ödemesini iptal etmek kartın kapatılmasını başlatır. Rezervasyon iptalinde ilgili ödemeyi inceleyin; kartın kapandığını veya kullanılmayan limitin serbest kaldığını varsaymayın.

Sırada

• Tedarikçi ödemelerini inceleme, onaylama ve iptal etme → Tedarikçi ödemeleri
• Ayrılmış ve ödenmiş tutarları anlama → Rezervasyon nakit akışı
• Kullanılabilir bakiyeyi görme → Nakit pozisyon
• Beklenen ve gerçekleşen ödemeleri karşılaştırma → Mutabakat ve uzlaştırma